Genève – Secrétaire médical ou médicale au « pool de remplacement » (REF2845Y)

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l'année 2022 en cliquant ici.

Comptant près de 1'000 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (DMA) inclut les services d'anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patientes et patients.

Dans le cadre d'une création de poste, vous mettez votre polyvalence au service du Département de médecine aiguë et assurez le remplacement ou le renfort de vos collègues secrétaires dans les différents services du département.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patients et patientes et/ou leurs proches se présentant et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Vous gérez la planification des consultations sur les agendas électroniques (prises des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez-vous y relative.

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.).

Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l'activité.

Vous gérez les dossiers et réclamations de la patientèle et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation).

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, suivi des dossiers pour la facturation, la gestion des plannings ou encore l'organisation des congrès du corps médical.

Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.

Au sein de l'équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced exigé sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, VisionRH).

Possédant un très bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Personne polyvalente, rigoureuse et méthodique, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (hiérarchisation des demandes, flexibilité) et vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Le poste s'effectue sur les différents sites suivants : Cluse-Roseraie, Belle-Idée, Trois-Chênes.

Dans le cadre de ce processus de recrutement, il pourra vous être demandé de passer des tests attestant de vos compétences techniques.

• Entrée en fonction : 01.01.2024
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 100%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDM de 1 an, éventuellement renouvelable
• Délai de candidature : 17.11.2023
• Demande de renseignements :
  Mme I. TEXIER, cheffe de secrétariat du DMA, tél. 079 553 04 49
  Mme M. RIEDWEG, cheffe de secrétariats adjointe du DMA, tél. 022 372 90 96

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.