Secrétaire coordinatrice ou coordinateur

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l'année 2022 en cliquant ici.

Comptant près de 1'000 collaborateurs et collaboratrices, le Département de psychiatrie a pour mission de dépister et soigner des pathologies de plus en plus fréquentes et polymorphes dans le respect des patientes, des patients et de leurs proches. Le département, à l'aide des neurosciences cognitives et affectives, véritable fleuron du site genevois, assure aussi une mission de recherche académique et clinique à un haut niveau de qualité. Enfin, dans ses différentes missions d'enseignement, il soutient une formation de qualité en psychothérapie.

La principale mission du Service de psychiatrie de liaison et d'intervention de crise est de prendre en charge l'évaluation, l'orientation et l'éventuel suivi du traitement interdisciplinaire des troubles psychiatriques chez des patients et patientes d'âge adulte.

Constituée d'une équipe médicale et psychologique, l'Unité de psychiatrie de liaison (UPL) s'occupe spécifiquement des troubles psychiatriques se manifestant chez les patients et patientes lors de leur prise en charge par d'autres disciplines médicales. 

Les Lits d'interventions de crise accueillent des patientes et patients en situation de crise psychiatrique. Ils leur proposent une hospitalisation brève et intensive avec pour objectif d'établir une alliance thérapeutique, de travailler à une compréhension de la situation actuelle et des facteurs ayant pu la déterminer.

En tant que secrétaire coordinateur ou coordinatrice, vous prenez en charge de manière autonome l'ensemble des activités du secrétariat médical et administratif de la consultation ambulatoire de l'Unité de psychiatrie de liaison (UPL), ainsi que des Lits d'intervention de crise (LIC).

Vous coordonnez la prise de rendez-vous ambulatoires des médecins et psychologues sur l'agenda institutionnel.

Vous accueillez, renseignez et orientez toute personne se présentant dans l'unité ou la contactant par téléphone.

Vous êtes responsable de contrôler l'exhaustivité et la validité des données administratives des patients et patientes et de constituer leur dossier, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur.

Vous vous occupez du classement et de l'archivage du dossier médical patient selon les normes institutionnelles.

Vous corrigez et assurez le suivi des rapports d'hospitalisation et des rapports aux assurances en respectant les délais.

Vous gérez le stock de matériel et établissez les demandes de maintenance.

A la demande de la hiérarchie, vous prenez des procès-verbaux des réunions de fonctionnement ou assumez toute autre tâche pouvant contribuer à l'avancement des activités du service/département.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente et disposez d'une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat médical.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL base) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, Winscribe, GRECO, e-Procurement et e-Process.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance d'une deuxième langue est un atout.

Vous faites preuve de ponctualité, de fiabilité et d'autonomie et avez un sens aigu de l'organisation et des priorités tout en témoignant d'une forte résistance au stress. De nature empathique et orientée solution, vous aimez les contacts humains et faites preuve de tact lors de situations sensibles.

Personne rigoureuse, flexible et dotée d'une grande capacité d'adaptation, vous êtes à l'aise à gérer des tâches variées, tout en étant régulièrement sollicitée pour diverses demandes et remplacements dans d'autres secrétariats.

Vous faites preuve d'un très bon esprit d'équipe et de collaboration avec les autres membres du service et vos collègues secrétaires.

Vous démontrez une motivation à acquérir de nouvelles connaissances et à faire preuve de proactivité pour réaliser les tâches administratives découlant de la vie d'un service.

Les horaires sont de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.

• Entrée en fonction : 1er août 2023
• Nombre de poste : 1
• Taux d'activité : 80% 
• Classe de fonction : 10 
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 09.06.2023
• Demande de renseignement : Mme Sarah Cavalieri, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 44 84

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.