Secrétaire médical.e

Avec plus de 10'000 collaborateur·trices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2020 en cliquant ici.

Comptant près de 1000 collaborateurs·trices, le département de médecine aiguë (DMA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients.

Le service des urgences est un service transversal qui a pour missions d’accueillir les patients 24h/24 quelle que soit la nature de leur problème de santé, d’assurer une prise en soins rapide et efficace afin d’orienter les patients vers la structure la plus appropriée. Le service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

Au sein du service des urgences, vous participez aux activités administratives liées à la mission du service médical pour le médecin-chef de service et de ses adjoints, en appui de la secrétaire du médecin-chef de service

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondance, procès-verbaux, comptes-rendus, rapports, présentations Powerpoint, etc..), ainsi que diverses tâches organisationnelles (publication des gardes médicales du service, intendance du service).

Vous gérez les dossiers et réclamations des patient·es (ouverture, dactylographie des documents, recherche, classement, facturation).

Vous organisez les réunions, vous convoquez les participant·es, vous réservez les salles et vous préparez la documentation et le matériel nécessaires, notamment pour les commissions de recrutement des médecins.

Vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département et assurez le fonctionnement du secrétariat du médecin-chef de service et de ses adjoint·es de manière transversale lorsque nécessaire.

Enfin, vous serez la secrétaire en charge du suivi de la formation postgraduée des médecins du service.

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé·e de commerce avec une expérience dans le milieu médical, ou un diplôme de secrétariat médical ou tout diplôme jugé équivalent.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et des outils informatiques standards (certification ECDL exigée, modules standard Word, Excel).

La connaissance de l'application VisionRH et de Powerpoint est un atout.

Une expérience d'une année minimum dans un poste similaire est nécessaire.

Vous faites preuve d'autonomie, de rigueur, d'organisation et d'efficience. Vous savez travaillez en équipe et avez de bonnes capacités de communication et d'écoute. Vous êtes amener à travailler en binôme avec la secrétaire du médecin chef de service.

Dynamique, rigoureux·se et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Polyvalent·e, vous êtes en mesure de travailler de manière simultanée avec le médecin-chef de service et ses adjoint·es (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilités).

Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

• Entrée en fonction : Dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 40% - 50%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 01.03.2021
• Demande de renseignements : Mme V. Nerson, Responsable des ressources humaines, Tél. 022 372 75 03

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.