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Code
REF1520S
 
Arbeitgeber
Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG)
Rue Gabrielle-Perret-Gentil 4
1205 Genève / Genf
Einreichungsdatum bis
20.05.2022 
Art der Anstellung
Teilzeitanstellung
Pensum
80%
Stellenantritt
Per sofort oder nach Vereinbarung
Fachrichtung(en)
Allgemeine Innere Medizin
Sprachkenntnisse
Französisch
Wir bieten

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2021 en cliquant ici.

Comptant près de 1'000 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les Services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Le Service d’anesthésiologie est un service transversal des HUG au cœur du plateau technique. Avec ses 6 unités médicales et une unité de recherche et d'innovation, sa mission vise à assurer le confort et la sécurité des patients au cours d'actes thérapeutiques ou diagnostiques, médicaux ou chirurgicaux, ainsi que lors des soins post-interventionnels, tout en veillant à la bonne prise en charge de la douleur. Plus grand centre de Suisse en nombres d’actes interventionnels assumés par année, le service d’anesthésiologie est à la pointe des progrès réalisés dans ce domaine. Le service pourvoit également l’enseignement pré, post-gradué et continu des infirmières et médecins en formation spécialisée. Service de prestations, l’anesthésiologie intervient également dans le domaine de l’antalgie interventionnelle et dans des situations d’urgences vitales intra-hospitalières ou pré-hospitalières aux côtés du service des urgences.

Le Service des soins intensifs prend en charge la patientèle adulte qui présente ou qui est en danger immédiat de développer des défaillances d’organes vitaux dans le cadre d’une pathologie ou de ses complications, qu’elles soient médicales ou chirurgicales et dont le risque vital est généralement engagé. Il conseille et intervient également en cas de besoin lors de situations de réanimation dans les autres services des HUG et participe aux interventions urgentes hospitalières.

Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d’accueillir les patient-es 24h/24 quelle que soit la nature de leur problème de santé, d’assurer une prise en soins rapide et efficace afin de les orienter vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

Ihre Aufgaben

Au sein de votre service, vous gérez quotidiennement la gestion des demandes de changement d’horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.

Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez, classez et les envoyer au service des ressources humaines.

Vous contrôlez également et émettez la feuille de répartition journalière << à qui?>>.

Pour chaque nouveau planning, vous préparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque équipe, vous contrôlez les mouvements d’équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans Gesplan les souhaits de planning des collaborateur-trices, vous contrôlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.

Après la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transférés par Gesplan.

Vous assurez divers travaux de secrétariat (prise de procès-verbaux, préparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction des soldes de jours fériés, contrôle des décomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles) pour les Responsables d’Equipes de Soins (RES) et les Adjoints du responsable des soins (ARS).

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Ihr Profil

Vous êtes au bénéfice d'un diplôme de secrétaire médical-e, d'un CFC d'employé-e de commerce, d’un diplôme de secrétariat ou tout diplôme jugé équivalent. Vous possédez de très bonnes connaissances de la terminologie médicale.

Vous disposez d'une expérience réussie d'une année, dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral et l’écrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau standard exigée) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Gesplan, Vision RH).

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et d’efficience.

Vous êtes dynamique, rigoureux-se et précis-e dans les tâches qui vous sont confiées.

Doté-e de bonnes capacités de communication et d’écoute, vous aimez travailler en équipe.

Ouvert-e à travailler de manière simultanée avec plusieurs RES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité), vous savez faire preuve de polyvalence et de discrétion.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

  • Entrée en fonction : dès que possible
  • Nombre de poste : 3
  • Taux d’activité : 80% 
  • Classe de fonction : 09
  • Contrat : CDI 
  • Délai de candidature : 20.05.2022
  • Demande de renseignements : Mme B. De Burtel de Chassey, adjointe de la responsable des soins, tél. 079 553 37 62

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

 
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